Private events in Mykonos

Η απόφαση πάρθηκε: το event θα γίνει στη Μύκονο, στη στεριά ή εν πλω. Γάμος, γενέθλια, εταιρικό δείπνο ή μια βραδιά για λίγους, η επιτυχία κρίνεται λιγότερο από το πόσο εντυπωσιακό θα είναι και περισσότερο από το αν κάθε βήμα έγινε στην ώρα του. Αυτή είναι η σειρά.

1. Ημερομηνία και εποχή

Όλα ξεκινούν από εδώ. Τον Ιούλιο και τον Αύγουστο το νησί βρίσκεται στην κορύφωσή του, αλλά το μελτέμι μπορεί να δυσκολέψει κάθε σχέδιο σε εξωτερικό χώρο, πόσο μάλλον στη θάλασσα, ενώ πτήσεις, πλοία και καταλύματα γεμίζουν γρήγορα. Ο Ιούνιος και ο Σεπτέμβριος έχουν πιο ήρεμα νερά, φως ως αργά και καλύτερη διαθεσιμότητα. Για event στην υψηλή σεζόν, η ημερομηνία καλό είναι να κλειδώσει τουλάχιστον έναν χρόνο νωρίτερα.

2. Καλεσμένοι και προϋπολογισμός

Πριν από οποιαδήποτε κράτηση, χρειάζονται δύο αριθμοί: πόσα άτομα και πόσα χρήματα. Ο αριθμός των καλεσμένων καθορίζει τι χώρο ή τι σκάφος χρειάζεστε, ενώ ο προϋπολογισμός στη Μύκονο πρέπει να προβλέπει κόστη που αλλού δεν υπάρχουν, όπως η μεταφορά εξοπλισμού με πλοίο, η διαμονή του προσωπικού και οι μετακινήσεις στο νησί. Ένα περιθώριο για απρόβλεπτα δεν είναι υπερβολή, αλλά ρεαλισμός.

3. Στεριά: περιοχή και χώρος

Στη Μύκονο η γεωγραφία είναι μέρος του σεναρίου. Ο Άγιος Ιωάννης και η δυτική ακτή χαρίζουν ηλιοβασιλέματα με θέα τη Δήλο, ο Καλαφάτης και η νότια πλευρά περισσότερη προστασία από τον αέρα, η Χώρα την ατμόσφαιρα των σοκακιών αλλά και τους περιορισμούς της στην πρόσβαση και στον θόρυβο. Η βίλα προσφέρει ιδιωτικότητα και ελευθερία, το ξενοδοχείο έτοιμη υποδομή, προσωπικό και δωμάτια για τους καλεσμένους.

4. Θάλασσα: το event εν πλω

Ένα event εν πλω έχει τη δική του λογική. Πρώτα το σκάφος: η χωρητικότητα που επιτρέπεται για επιβάτες είναι συχνά μικρότερη από όση δείχνει το κατάστρωμα, και αυτή καθορίζει τη λίστα, όχι το αντίστροφο. Μετά η διαδρομή: ένα δείπνο αγκυροβολημένο σε προστατευμένο κόλπο στη νότια πλευρά, ένα ηλιοβασίλεμα με φόντο τη Δήλο ή μια κρουαζιέρα κατά μήκος της ακτής απαιτούν διαφορετικό σχεδιασμό και διαφορετική ανοχή στον καιρό. Η επιβίβαση θέλει κι αυτή προσοχή: σημείο συνάντησης, μεταφορά των καλεσμένων ως εκεί και, αν το σκάφος δεν πλευρίζει, tender για τη μετάβαση. Τέλος, η κουζίνα και ο ήχος πάνω σε σκάφος έχουν περιορισμούς χώρου, ρεύματος και ασφάλειας που πρέπει να συζητηθούν με το πλήρωμα πολύ πριν από τη βραδιά.

5. Άδειες και κανόνες

Το πιο κρίσιμο βήμα και αυτό που συχνά παραβλέπεται, στη στεριά και στη θάλασσα. Ο χώρος ή το σκάφος πρέπει να έχει τις άδειες για να φιλοξενήσει event, γιατί το νησί έχει ιστορικό αυστηρών ελέγχων, με τις αρχές να στοχεύουν τον ιδιοκτήτη της βίλας ή του σκάφους και όχι μόνο τους διοργανωτές. Ζητήστε γραπτή επιβεβαίωση. Το ίδιο ισχύει για τη μουσική: οι παρατάσεις ωραρίου εξετάζονται ξεχωριστά για κάθε επιχείρηση, ανάλογα με τη θέση και τη λειτουργία της, οπότε μάθετε από την αρχή μέχρι τι ώρα μπορεί να κρατήσει η βραδιά.

6. Τοπικός συντονιστής

Ένας planner με εμπειρία στο νησί δεν είναι πολυτέλεια. Ξέρει ποιοι προμηθευτές και ποια πληρώματα είναι αξιόπιστα, ποιοι δρόμοι κλείνουν τις νύχτες του Αυγούστου, ποιος χώρος πιάνει αέρα μετά τις οκτώ και ποιος κόλπος μένει ήσυχος όταν φυσάει. Κυρίως, έχει σχέσεις που ανοίγουν πόρτες, κάτι που στη Μύκονο μετράει όσο και ο προϋπολογισμός.

7. Προμηθευτές

Catering, ήχος, φωτισμός, λουλούδια, φωτογράφος: οι καλύτεροι στο νησί κλείνουν μήνες νωρίτερα. Ό,τι δεν υπάρχει τοπικά θα έρθει με πλοίο από τον Πειραιά ή τη Ραφήνα, οπότε το χρονοδιάγραμμα χρειάζεται περιθώριο για καθυστερήσεις και ακυρώσεις δρομολογίων λόγω καιρού. Για event εν πλω, βεβαιωθείτε ότι οι προμηθευτές έχουν εμπειρία σε σκάφη, γιατί άλλο ένα τραπέζι σε βεράντα και άλλο σε κατάστρωμα. Τα συμβόλαια πρέπει να ορίζουν με σαφήνεια ώρες άφιξης, στησίματος και αποχώρησης.

8. Διαμονή και μεταφορές καλεσμένων

Οι καλεσμένοι θα φτάσουν από το αεροδρόμιο, το Παλιό ή το Νέο Λιμάνι, συχνά σε διαφορετικές ώρες. Με λίγα ταξί και στενούς δρόμους, οι οργανωμένες μεταφορές είναι προϋπόθεση, ειδικά για την επιστροφή μετά τα μεσάνυχτα ή την αποβίβαση από το σκάφος. Ένα μπλοκ δωματίων κοντά στον χώρο ή στο σημείο επιβίβασης απλοποιεί τα πάντα, ενώ ένας οδηγός καλωσορίσματος με ώρες, διευθύνσεις και επαφές γλιτώνει δεκάδες τηλεφωνήματα.

9. Σχέδιο Β για τον καιρό

Ο αέρας στη Μύκονο δεν ρωτάει. Κάθε εξωτερική διάταξη χρειάζεται εναλλακτική: σκεπαστό χώρο, προστατευμένη πλευρά, διακόσμηση που αντέχει σε ριπές. Για event εν πλω, το σχέδιο Β πρέπει να είναι πλήρες και όχι πρόχειρο: εναλλακτικός κόλπος, άλλη ημερομηνία ή χώρος στη στεριά έτοιμος να υποδεχθεί το event σε περίπτωση απαγορευτικού. Η τελική απόφαση ανήκει στον καπετάνιο, και αυτό πρέπει να το γνωρίζουν όλοι από την αρχή.

10. Η τελευταία εβδομάδα

Επίσκεψη στον χώρο ή στο σκάφος την ώρα του event, για να δείτε το φως και τον αέρα όπως θα είναι. Αναλυτικό πρόγραμμα ανά λεπτό για όλους τους προμηθευτές και το πλήρωμα. Επιβεβαίωση μεταφορών, λίστας καλεσμένων και πρόγνωσης καιρού. Ένας άνθρωπος με την ευθύνη για όλα, ώστε οι οικοδεσπότες να μην χρειαστεί να σηκώσουν τηλέφωνο.

11. Η βραδιά και η επόμενη μέρα

Αν όλα τα προηγούμενα έγιναν σωστά, η βραδιά θα μοιάζει αβίαστη, σαν να συνέβη απλώς επειδή ήταν Μύκονος. Η επόμενη μέρα έχει κι αυτή τη σειρά της: αποξήλωση, παράδοση του χώρου ή του σκάφους, μεταφορές για τις αναχωρήσεις και, όχι λιγότερο σημαντικό, σεβασμός στους γείτονες, στη θάλασσα και στο νησί που φιλοξένησε τη γιορτή.